Emitir una factura correcta es una obligación
legal para todo autónomo en España. Una factura
mal hecha puede ser rechazada por tu cliente,
no ser deducible fiscalmente o incluso acarrear
sanciones de Hacienda. En esta guía te explico
exactamente qué debe llevar una factura y cómo
hacerla correctamente.
¿Qué es una factura y por qué es obligatoria?
La factura es el documento oficial que acredita
una operación comercial entre dos partes. Como
autónomo estás obligado a emitir factura por
cada servicio o producto que vendas sujeto a IVA.
La normativa que regula la facturación en España
es el Real Decreto 1619/2012 del Reglamento de
Facturación. Desde 2026 además entra en vigor
la Ley Antifraude que obliga a usar sistemas
de facturación certificados — aunque para la
mayoría de autónomos pequeños el impacto es
gradual.
Datos obligatorios en una factura
Una factura válida en España debe incluir
obligatoriamente estos datos:
**Datos del emisor (tú)**
– Nombre y apellidos o razón social
– NIF o CIF
– Domicilio fiscal
**Datos del receptor (tu cliente)**
– Nombre y apellidos o razón social
– NIF o CIF
– Domicilio
**Datos de la factura**
– Número de factura — debe ser correlativo
y sin saltos. No puedes tener la factura
001 y la 003 sin que exista la 002.
– Fecha de emisión
– Fecha de operación si es diferente
a la de emisión
**Descripción del servicio**
– Descripción clara de los servicios
o productos facturados
– Cantidad y precio unitario si hay
varios conceptos
**Importes**
– Base imponible — el importe sin IVA
– Tipo de IVA aplicado — 21%, 10% o 4%
– Cuota de IVA — el importe del IVA
– Tipo de IRPF si aplica retención
– Importe de IRPF retenido si aplica
– Total factura — base + IVA – IRPF
¿Cuándo hay que aplicar IRPF en la factura?
La retención de IRPF en facturas solo aplica
cuando facturas a empresas o autónomos —
nunca a particulares.
El tipo general de retención es el 15%.
Los autónomos en sus primeros tres años
de actividad pueden aplicar el 7%.
Ejemplo de factura con IRPF:
– Base imponible: 1.000 EUR
– IVA 21%: 210 EUR
– IRPF 15%: -150 EUR
– Total a cobrar: 1.060 EUR
El cliente retiene los 150 EUR y los ingresa
a Hacienda en tu nombre. Tú luego los recuperas
o los compensas en la declaración de la renta.
## Numeración de facturas — cómo hacerlo bien
La numeración debe ser correlativa y continua
dentro de cada año. El formato más habitual es:
FAC-2026-001, FAC-2026-002, FAC-2026-003
Puedes usar el formato que quieras pero debe
ser siempre correlativo. Si anulas una factura
no la eliminas — emites una factura rectificativa.
Factura simplificada vs factura completa
La factura simplificada — antes llamada ticket —
se puede emitir cuando el importe no supera
los 400 EUR o cuando el destinatario no necesita
la factura para deducir IVA. No necesita los
datos del receptor.
Para cualquier operación entre profesionales
o empresas siempre se emite factura completa.
## Plazo para emitir una factura
La factura debe emitirse en el momento de
realizar la operación o antes del día 16 del
mes siguiente al que se realizó la operación.
En la práctica la mayoría de autónomos emiten
la factura el mismo día que terminan el trabajo
o al final de mes.
## Cómo hacer una factura en Google Sheets
La forma más sencilla y profesional de hacer
facturas como autónomo sin pagar suscripciones
es usar una plantilla en Google Sheets.
Con una buena plantilla solo tienes que:
1. Escribir el nombre y NIF del cliente
2. Describir el servicio
3. Indicar el importe base
4. El número de factura, la fecha, el IVA
y el total se calculan automáticamente
La plantilla FACTURA.xlsx incluida en el
sistema GestionAutonomo hace exactamente eso.
El número se incrementa solo, la fecha se
pone automáticamente y el IVA se calcula
al momento. Solo rellenas el cliente y
el concepto.
En menos de 2 minutos tienes una factura
profesional lista para enviar en PDF.
Si quieres esa plantilla junto con el sistema
completo de contabilidad, lo tienes disponible
en contabilidadautonomo.es por 37 EUR de
pago único.
## Obligación de conservar las facturas
Estás obligado a conservar todas las facturas
emitidas y recibidas durante al menos 4 años
desde la presentación de la declaración
correspondiente. Hacienda puede inspeccionarte
en cualquier momento dentro de ese plazo.
La forma más práctica es guardarlas en PDF
en Google Drive con una nomenclatura clara: FAC-2026-001-NombreCliente.pdf FAC-2026-002-OtroCliente.pdf
Preguntas frecuentes sobre facturas de autónomos
**¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?**
Sí, mientras incluyan todos los datos
obligatorios. No existe un formato oficial
impuesto por Hacienda para autónomos pequeños.
**¿Qué pasa si me olvido de poner el NIF
del cliente?**
La factura no es válida fiscalmente. Tu cliente
no puede deducirla y tú puedes tener problemas
si Hacienda te inspecciona. Siempre pide el
NIF antes de emitir la factura.
**¿Puedo cobrar sin factura a un particular?**
No. Aunque el particular no te pida factura
estás obligado a emitirla y conservarla.
Si Hacienda detecta ingresos sin factura
puede sancionarte.
**¿La factura electrónica es obligatoria?**
Para autónomos que facturen a empresas la
factura electrónica será obligatoria de forma
gradual a partir de 2026 con la Ley Antifraude.
Consulta con tu gestor los plazos exactos
según tu volumen de facturación.
Conclusión
Hacer una factura correcta no es complicado
si tienes una buena plantilla. Los errores
más comunes son saltarse números de factura,
olvidar el NIF del cliente o no desglosar
correctamente el IVA.
Con una plantilla bien configurada en Google
Sheets esos errores desaparecen porque el
sistema lo controla todo automáticamente.
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